档案整理及数字化加工服务询价公告

根据我中心工作需要，拟就2023年度档案整理及数字化加工服务实施采购，参照《中华人民共和国政府采购法》等有关规定要求，本着公开、公平、公正的原则，现邀请符合条件且有意向承接该项工作的供应商参加报价。具体要求如下：

一、项目名称

2023年度档案整理及数字化加工服务

二、项目预算

预算金额：50000元整（上限控制价）。供应商的报价不得超出项目预算，否则按无效报价文件处理。

三、项目基本概况介绍，需求内容及要求

（一）项目内容

1.2023年的文书、实物等档案整理约3000件（工作内容：分类、鉴定保管期限、排序、装订、著录、盖档号、写档号、打印目录、装盒、盖盒、归还、上架工作）。

2.按档案归档要求对每页档案进行编写，页码约30000页。

3.档案数字化加工服务A4幅面约30000页，确保扫描字图清晰。

4.档案目录著录约5000条，审核无误后并挂接档案管理软件，确保100%查全率。

5.项目总控制价5万元人民币。

6.提交成果时间：2023年11月30日前

7.提交服务成果地点：广西壮族自治区医疗保障基金监管事务中心档案室。

（二）采购需求

1.适用标准

（1）档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《会计档案管理办法》（第79号令）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）、《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准》（试行）、《广西壮族自治区实物档案整理规则》（试行）等。

（2）档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》、《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》等。

2.归档、整理服务需求

（1）鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

（2）装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。

（3）组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

（4）编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、分类号、件号、保管期限等基本内容）。

（5）著录：在核对纸制档案的基础上，严格按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）将文件级和案卷级档案著录到采购方的电子档案管理系统。打印并装订文件级和案卷级纸质目录一式二份（含）以上。

（6）填盖档案盒封面。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。

（7）入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

3.数字化服务需求

（1）扫描质量要求

①对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用高速及专用图纸扫描方式进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

②扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。

③扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

④认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

（2）图像质检处理要求

①图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

②检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

③对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

④对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

（3）数据挂接、目录审核、质量控制

①扫描后的文档格式及图片命名方式与自治区档案局要求上报的格式相一致。格式为彩色JPG格式。

②扫描后的图像文件按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

③由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

④要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合业主方档案管理系统要求。

⑤成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。

（4）数据提交

①完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据蓝光光盘3套。

②档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

（5）保密要求

①成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

②工作人员要求：成交供应商所提供的项目人员需相对稳定，并必须指派1名专职项目负责人，1名档案整理及数字化加工工作的人员，所有人员统一挂牌上岗，负责人随时与采购人进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。

四、供应商资格要求

（一）供应商须具有独立法人或独立承担民事责任的能力资格，为国内注册且有效经营范围具备生产或经营本次采购项目要求的供应商；

（二）对在“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)列入失信被执行人、企业经营异常名录和重大税收违法案件当事人名单的供应商，不得参与本次采购活动；

五、供应商提交材料要求

（一）有效的营业执照或事业单位法人证书复印件（须盖公章）；

（二）有效的企业法定代表人（负责人）身份证正反面复印件（须盖公章）；

（三）有效的法定代表人授权委托书原件和被授权人身份证正反面复印件（委托代理时必须提供，须盖公章）。

（四）近3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（须盖公章），有行贿犯罪记录的不得参与本次采购活动；

（五）关于本项目的报价文件及服务承诺（须盖公章）；

（六）联系人姓名及联系方式；

（七）具备国家秘密载体印制资质。

（八）售后服务方案。

（九）服务人员安排。潜在供应商必须提供一支熟悉医保档案整理、扫描工作规范的服务队伍。要严格遵守我中心的保密、安全各项要求。服务人员有2名（含2名）以上具备国民教育系列大专以上学历且这2名服务人员进场后未经我中心允许，不能随意更换。

（十）承接过政府或行政事业单位档案整理项目。（请提供相关证明材料复印件，并加盖公章）。

（十一）供应商认为需要提供的其他说明和资料（如有请提供）。

六、成交规则

综合评分法。

七、材料提交要求、地点及时间

参与报价供应商按上述要求准备材料进行装订并密封，一式三份，于2023年9月11日18:00前将报价文件提交至广西壮族自治区医疗保障基金监管事务中心（南宁市星湖路26号2号楼305办公室）。逾期送达的将予以拒收（或作无效报价文件处理）。

八、项目联系人及联系方式

联系人：韦庆界

联系电话：0771-5300156

广西壮族自治区医疗保障基金监管事务中心

2023年9月6日